Préparer l’évaluation trois mois avant : pourquoi c’est déjà trop tard

Ce que trois mois permettent

Soyons justes : en trois mois, on peut faire beaucoup de choses utiles. Ouvrir la mission dans Synaé, créer le compte référent ESSMS et la mission d’évaluation. Ajuster, compléter et valider le plan de visite proposé par l’organisme. Rassembler les documents à transmettre en amont : note contextuelle, projet d’établissement ou de service, rapport d’activité, auto-évaluation, contrat de séjour ou DIPC, livret d’accueil, règlement de fonctionnement, DUERP. Organiser l’accès aux supports papier et numériques pour la consultation documentaire.

Ce sont les cinq séquences de préparation, et elles tiennent effectivement dans un trimestre.

Ce que trois mois ne garantissent pas

Reprenons la logique des trois méthodes d’évaluation.

L’accompagné traceur repose sur ce que la personne dit de son accompagnement, sans qu’aucun élément de preuve ne lui soit demandé. Le traceur ciblé est centré sur l’entretien avec les professionnels, pour évaluer « la mise en œuvre réelle d’un processus sur le terrain et sa maîtrise ». L’audit système part de l’organisation décrite par la gouvernance, puis va vérifier auprès des professionnels « la bonne diffusion et compréhension des organisations et actions déployées ».

Trois mois peuvent permettre d’engager des changements. Ils ne garantissent pas :

• l’appropriation d’une procédure par une équipe, y compris les remplaçants et l’équipe de nuit ;
• la co-construction exigée par les critères 3.11.1 et 3.14.1 - un plan écrit « avec les professionnels » suppose une participation effective des professionnels, que l’ESSMS doit pouvoir montrer ;
• un historique de traitement des plaintes, des évènements indésirables et des signalements, avec les actions correctives associées ;
• l’implication réelle du CVS, dont l’évaluateur apprécie « le niveau d’implication réelle, sa capacité à se mobiliser, ses éventuelles difficultés de fonctionnement » ;
• une dynamique d’amélioration continue lisible dans le temps, qui est ce sur quoi porte l’appréciation générale du rapport.

Des documents qui correspondent aux pratiques

Une procédure récemment rédigée peut être utile. Encore faut-il que les professionnels la connaissent, puissent l’appliquer et sachent expliquer ce qu’ils font lorsqu’une difficulté survient.

Il en va de même pour un plan d’action : sa valeur tient aussi à son suivi, aux décisions prises et aux résultats observés.

L’enjeu de la préparation est de vérifier cette cohérence entre les documents, l’organisation annoncée et les pratiques réelles.

Douze mois : un repère pour s’organiser

Pour une structure qui doit consolider sa démarche, un rétroplanning sur douze mois peut constituer un repère utile

T-12 à T-6 mois - le fond. Auto-évaluation, reprise des critères impératifs un par un, co-construction ou actualisation des plans exigés « avec les professionnels », mise à niveau des dispositifs de recueil et de traitement (plaintes, évènements indésirables, signalements) et de leur volet communication. Mobilisation du CVS sur les critères qui le concernent.

T-6 à T-3 mois - l’appropriation. Diffusion et vérification de la connaissance réelle des procédures par toutes les équipes, y compris nuit et remplaçants. Reprise des points faibles identifiés à l’auto-évaluation. Information des personnes accompagnées et des familles sur la démarche.

T-3 mois à J - la logistique. Ouverture de la mission dans Synaé, plan de visite, sélection et consentement des accompagnés traceurs, collecte des documents à transmettre, organisation de la consultation documentaire, préparation des salles et des accès.

Autrement dit : Les trois derniers mois devraient pouvoir être consacrés principalement à la préparation opérationnelle de la visite, en s’appuyant sur un travail de fond déjà engagé.

Une fenêtre de transmission à respecter

La liste proposée aux évaluateurs doit comprendre au moins le double du nombre d’accompagnés traceurs prévu. Elle leur est transmise au plus tôt deux semaines avant la visite et au plus tard le jour même.

Cette fenêtre concerne la transmission de la liste. L’information des personnes et la préparation de leur participation peuvent être anticipées.

Trois mois peuvent suffire à préparer une visite. Pour construire des pratiques durables, mieux vaut ne pas attendre les trois derniers mois.