L’accompagné traceur : principe, déroulé, ce que l’évaluateur observe

Le principe : partir du vécu, pas de l’organisation

L’accompagné traceur est la méthode par laquelle est évalué le chapitre 1 : la personne, soit 68 critères, le bloc le plus lourd du référentiel. Elle est centrée sur l’expression de la personne sur son accompagnement, et se matérialise par un entretien avec une personne accompagnée, suivi d’un entretien avec le ou les professionnels qui l’accompagnent au quotidien.

L’intention affichée par la HAS est explicite : renforcer l’engagement de la personne comme actrice de son accompagnement, et la reconnaître comme la plus à même de s’exprimer sur le vécu de cet accompagnement. Un point mérite d’être souligné auprès des équipes, parce qu’il rassure : aucun élément de preuve n’est attendu de la personne à l’appui de ses réponses. Elle s’exprime, c’est tout.

Combien de séquences chez vous ?

Le nombre de séquences « accompagné traceur » dépend de la capacité autorisée de l’ESSMS.

Deux cas particuliers. En multisites, on retient la capacité autorisée de l’ESSMS, avec au moins une séquence sur chacun des sites. En multi-ESSMS, on retient la capacité cumulée du regroupement, avec au moins une séquence par ESSMS inclus. La foire aux questions de la HAS, mise à jour en janvier 2026, durcit cette règle : il faut désormais au minimum trois séquences par catégorie d’ESSMS, dont au moins une par site ou par modalité d’accompagnement. L’exemple donné par la HAS est parlant : un ESAT de 10 places regroupé avec un foyer d’hébergement de 20 places cumule 30 places, soit 4 séquences selon le tableau, mais 6 en pratique, puisqu’il s’agit de deux catégories distinctes.

Un troisième cas existe : les structures proposant des interventions individualisées en ambulatoire ou à domicile, dont l’activité se compte en mesures. Elles relèvent d’un régime dérogatoire dont les seuils sont publiés dans la foire aux questions de la HAS :

• 1 à 49 mesures : 3 séquences ;

• 50 à 149 mesures : 4 ;

• 150 à 299 mesures : 5 ;

• 300 à 599 mesures : 6 ;

• 600 à 1 099 mesures : 7 ;

• 1 100 mesures et plus : 8.

Dans tous les cas, ces chiffres sont des minima. Le nombre exact se fixe entre l’ESSMS et l’organisme lors de la contractualisation, et c’est à l’organisme qu’il revient de garantir qu’il est atteint.

Étape 1. Identifier les profils

C’est l’ESSMS qui prépare, l’évaluateur qui choisit. La structure présente les objectifs de l’évaluation aux personnes accompagnées, s’assure de leur bonne compréhension de la méthode, puis identifie une liste de personnes aux profils et parcours diversifiés : au moins le double du nombre de séquences prévues. Elle les informe et recueille leur consentement en amont.

Cette liste est transmise aux intervenants au plus tôt deux semaines avant la visite d’évaluation, au plus tard le jour même. C’est dans cette même fenêtre que les intervenants arrêtent leur choix définitif. Elle précise pour chaque profil :

• les caractéristiques de la personne (âge, sexe…) ;

• la durée d’accompagnement ;

• le mode d’entrée (domicile, urgence, transfert, post-hospitalisation…) ;

• les modalités d’accompagnement (unité protégée, suivi renforcé, accueil de jour…) ;

• toute autre information utile : personne isolée, souhait d’être accompagnée lors de l’entretien, mode de communication adapté.

Les intervenants font ensuite leur choix définitif dans cette présélection, en veillant à couvrir la diversité des modalités d’accompagnement et des publics accueillis. Le consentement écrit de la personne, ou de son représentant légal, est présenté aux intervenants et conservé par l’ESSMS dans le dossier de la personne.

Si la personne retenue ne peut finalement pas être rencontrée, l’ESSMS propose une autre personne de la liste. L’entretien avec les personnes accompagnées est indispensable au bon déroulement de la méthode : il n’est pas contournable.

Étape 2. L’entretien avec la personne

Durée : 30 à 45 minutes maximum. En présentiel obligatoirement. Le lieu doit garantir la confidentialité et permettre un échange au calme, de préférence dans le lieu de vie de la personne si elle l’accepte, ou à proximité. Pour un service, la rencontre peut avoir lieu dans les locaux ou au domicile, avec son accord.

Avant la rencontre, les professionnels présentent à l’intervenant les éléments d’actualité de l’accompagnement, les sujets sensibles pour la personne, et les modalités de communication qu’elle souhaite utiliser. Ces temps de présentation sont anticipés dans le planning.

L’entretien s’ouvre toujours de la même façon : l’intervenant se présente, expose sa mission et l’usage qui sera fait des réponses, rappelle les règles de confidentialité, valide le consentement de la personne et s’assure de sa bonne compréhension, confirme avec elle si elle souhaite être accompagnée, et précise que l’entretien peut être interrompu à tout moment.

La personne peut être accompagnée par la personne de son choix : un proche, un tuteur, un parent. Ce tiers est un facilitateur de communication : réassurance, aide à la reformulation. Il ne parle pas à la place de la personne et n’adopte aucun comportement susceptible de l’influencer. La personne accompagnée est, en principe, toujours présente lors de l’entretien.

Le manuel pose ce principe sans réserve. La foire aux questions de la HAS ouvre toutefois une exception, strictement encadrée : lorsque la personne n’est pas en mesure de verbaliser ses réponses et qu’aucun outil de communication adapté n’a pu être identifié, les évaluateurs peuvent conduire l’entretien avec un tiers : un proche, un tuteur, un parent. C’est un dernier recours, pas une facilité. La HAS attend que les moyens de communication adaptés aient été cherchés et préparés avant la visite, en concertation avec l’ESSMS : communication alternative et améliorée, facile à lire et à comprendre, pictogrammes pour les personnes qui ne verbalisent pas.

Étape 3. L’entretien avec les professionnels

Durée : 1h30 à 2h. Le lieu doit permettre un accès facilité au dossier de la personne sans gêner l’activité des autres professionnels. La consultation de documents comportant des données à caractère personnel se fait sur site, en présence d’un professionnel de l’ESSMS, dans le respect du RGPD.

L’ESSMS mobilise le ou les professionnels de l’équipe pluridisciplinaire qui interviennent auprès de la personne. Des professionnels libéraux peuvent être invités : infirmier, pharmacien d’officine, kinésithérapeute, médecin généraliste. Les membres de la gouvernance ne participent pas à cette séquence.

Deux règles d’étanchéité, souvent ignorées, encadrent cette étape. D’abord, un accompagné traceur égale un entretien professionnels : la séquence ne peut pas être mutualisée entre deux personnes, il doit y avoir autant de regards croisés que de séquences. Ensuite, un professionnel qui a assisté à l’entretien avec la personne ne peut pas être sollicité, pour cette même personne, sur les critères du chapitre 1 commençant par « les professionnels ».

Ce que l’évaluateur regarde

Trois outils d’investigation sont mobilisés conjointement : entretiens, observations, consultation documentaire. La nuance porte sur leur répartition, et c’est elle que beaucoup d’ESSMS manquent. Auprès de la personne accompagnée, aucun élément de preuve n’est attendu à l’appui de ses réponses. Auprès des professionnels, en revanche, l’intervenant sollicite la présentation de tout élément de traçabilité figurant dans le dossier de la personne, à l’exception de ce qui relève du secret médical. Au cours de chaque entretien, l’ensemble des sept thématiques du chapitre 1 sont investiguées.

Une cotation ne tombe donc jamais du seul propos de la personne. Elle résulte du croisement entre ce que la personne dit, ce que les professionnels décrivent, ce que le dossier trace et ce que l’évaluateur voit : comportements, attitudes, environnement, supports d’information affichés.

Et si la personne ne répond pas ? Le chapitre 1 dispose d’une cotation qui n’existe nulle part ailleurs dans le référentiel : RI, pour « réponse inadaptée ». Elle s’applique lorsque l’intervenant n’a pas pu obtenir, malgré les reformulations, une réponse permettant de coter l’élément considéré. Ce n’est pas une mauvaise note déguisée : c’est un constat d’impossibilité, et il n’a pas le même effet qu’un 1.

Quatre réflexes qui changent tout

Le manuel relaie deux retours d’expérience d’ESSMS qui limitent les refus et les absences le jour J. D’abord, programmer un temps d’accompagnement juste avant l’entretien (une activité, un rendez-vous, une réunion) pour que la personne soit disponible et rassurée. Ensuite, proposer aux personnes non retenues de participer à d’autres séquences, par exemple la visite des locaux avec les intervenants, pour éviter le sentiment d’exclusion.

Un troisième, côté organisme : communiquer en amont l’identité et la photo des intervenants, et prévoir qu’ils soient identifiables par badge pendant toute la visite.

Un quatrième, gratuit : depuis avril 2026, la HAS met à disposition une fiche d’information destinée aux personnes accompagnées, « Évaluation des ESSMS : pourquoi et comment participer à l’entretien ? », également disponible en version facile à lire et à comprendre. La diffuser en amont fait une bonne partie du travail de préparation à votre place.

Sources

• HAS, Manuel d’évaluation de la qualité des ESSMS V1.1, actualisé le 8 juillet 2025 : fiche pratique n° 3 « Comment conduire un accompagné traceur ? » et fiche pratique n° 7.
• HAS, Fiche pratique : la conduite d’une évaluation multi-ESSMS, juillet 2025.
• HAS, Fiche pratique : le système de cotation du dispositif d’évaluation de la qualité des ESSMS, version 2, 9 décembre 2025.
• HAS, Évaluation des ESSMS : pourquoi et comment participer à l’entretien ?, document usagers, avril 2026, et sa version FALC.
• HAS, Point de vue des personnes accompagnées par les ESSMS, 6 mai 2025.
• HAS, Évaluation des ESSMS : foire aux questions, mise à jour du 26 janvier 2026.
• INAES, Guide de préparation des évaluations, DR 20 03, 29 août 2025.